Back To The Basics: Temellere Dönüş
Son 2 – 3 yıllık zaman diliminde eczanelerde birçok zorluk ile mücadele edildi. Bir taraftan pandeminin yarattığı sağlık açısından belirsizlik ve huzursuzluk, diğer taraftan hastalara sunulacak olan ilaç ve ilaç dışı ürünlerin temini gibi zorlu süreçlerden geçiliyor.
Ekonomik anlamda da bazı zorluklar çekildi. Alışveriş alışkanlıklarının değişikliği ticari olarak alınması gereken kararları geciktirdi veya zaman içinde yanlış alınan kararlar olduğu görüldü.
Bu kararlar arasında eksik alınan ürünler de oldu, talep yüksek olacağı düşünülen ancak alıcı bulamayan bazı ürünler nedeni ile fazla alınan ürünler de olduğu gibi ticari koşulları iyice incelemeden satın alınan ürünler de oldu.
Maalesef bu durumlar biraz da sübjektif ve herhangi bir rakama veya olguya dayalı olmayan kararlar nedeni ile olmuştur.
Back To The … Basics: Temellere Dönüş
Tam da burada sizlere yardımcı olmak anlamında perakende sektöründe kullanılan bir yöntemden bahsetmek istiyorum.
Bu yöntemin adı “Temellere Dönüş”.
Bu yöntemin olağan dışı herhangi bir yanı yok aslında veya çok değişik ve uygulamadığınız yöntemler de değil ancak eczanenin misyonu doğrultusunda yapılması ve dikkat edilmesi gereken konulara bakmak için bize bir çerçeve sunuyor.
Bu yöntemin adından da anlaşılacağı gibi, sizlere temellerinize (eczane misyonuna) geri döndürüp uygulamakta olduğunuz yöntemleri gözden geçirmenize sevk ediyor.
Bir ticari işletmenin temel misyonu, alışverişçilerine doğru zamanda doğru ürünü sunmak, işletmesini ayakta tutacak ticari faaliyetlerini sürdürmek ve bir işyeri olarak harcamalarını dikkatle izlemek olarak özetleyebiliriz. Her işletme için geçerli olsa da durum bir eczane olduğunda özellikle meslek etiğini düşünerek hareket etme zorunluluğunu da eklemekte fayda var.
*Temellere Dönüş çerçevesini tarif ederken kendi uzmanlık alanım olan ilaç dışı ürünlerde ticari yönleri düşünerek çizmeye çalıştığımı hatırlatmak isterim.
Bu çerçeveye baktığımızda aslında 3 temel odak noktasını görüyoruz.
- Gelirleri Arttırmak
- Maliyetleri Etkin Yönetmek
- Stok Dengesi Kurmak
Ölçemediğini Yönetemezsin
Hemen bu konuların detaylarına girmeden Peter Drucker’in meşhur sözünü hatırlatmak istiyorum:
“Ölçemediğini Yönetemezsin”.
Bu sözden yola çıkarak bir ticari işletme olarak eczanenizde ticari konularda size en çok yardımcı olacak aracınız eczane otomasyon sisteminiz olduğunu unutmayın. Bu sistemi çok iyi kullanmanız ve dönemsel olarak (Günlük – Haftalık – Aylık – 3 Aylık …) bazı göstergeleri takip etmeniz şart.
Bu konuda hala sistemlerini tam anlamıyla kullanamayan veya “eskiden de yoktu” anlayışı ile eczanelerini ayakta tutmaya çalışan eczacılarımız var. Halbuki sistemler artık doğru bir süreç izlendiği taktirde çok iyi yol göstericiler olduğunu görüyoruz. Sanıldığı gibi çok da yüksek maliyetler olmayan bu sistemlerden bile çok iyi sonuçlar elde edip, kararlarınızı daha doğru vermenizi sağlayacak veriler elde edebilirsiniz.
- Gelirleri Arttırmak
Gelirleri arttırmak deyince, genelde şöyle düşünülüyor: “zaten bir krizin içinden geçiyoruz, gelirler de artar mı?”, doğru hamleleri yaparsanız evet artar.
Biliyorsunuz her krizde mutlaka bir de fırsat vardır. Bu nedenle bu başlıkta eczane gelirlerini arttırmak için nelere dikkat edebiliriz ve hangi yöntemlere başvurabiliriz, bakalım.
Bu başlığı 3 temel konuda gruplandıracağız:
- Kâr Maksimizasyonu
- Ciro Optimizasyonu
- Yeni Ürün / Hizmet
KÂR MAKSİMİZASYONU
Kâr maksimizasyonun amacı, yüksek kâr oranı veya kâr tutarına sahip olan ürünlere odaklanmaktır. Bu doğrultuda en yüksek ve en düşük kâr düzeyleri olan ürünlerin listesini her ay mutlaka gözden geçirip bu ürünlerle ilgili kararlarınızı almanız gerekmektedir.
Örneğin en yüksek kâr oranlarına sahip ürünler yeteri miktarda ve yeteri kadar görülüyor mu?
Kâr oranları düşük olan ve ortalama kârınızı düşüren ürünler yerine başka ürünlerle ikame etmeniz mümkün mü?
Kâr maksimizasyonunu çerçevesinde yapılabilecek bir başka konu ise, kâr oranları ve satışları daha yüksek olan ürünlerin raftaki yerleri biraz daha genişletilebilir.
Kâr ve talepleri düşük olan ürünleri elden çıkarmak mümkün mü? Kendinize sorabileceğiniz en önemli sorulardan biri budur bence. Bu şekilde eczanenize gelen alışverişçi profiline göre en uygun ürün çeşidini bulundurmaya çalışırsınız.
Ayrıca en çok satılan ürünlerin fiyatlarını en az ayda 1 defa, diğer ürünlerin ise satış sirkülasyonuna göre 2 veya 3 ayda bir defa satış fiyatlarını piyasa fiyatları ile karşılaştırmakta fayda var.
Bu durumda belki de gereksiz yere yüksek bir fiyat politikası izlediğiniz ürünler olabileceği gibi gereksiz derecede düşük fiyatları olan ürünleri de tespit edebilirsiniz. Bu şekilde daha dengeli bir fiyat politikası ile kârlılığınızdan ödün vermeden ticari gelirlerinizi arttırabilme imkânınız olacaktır.
CİRO OPTİMİZASYONU
Gelirleri Arttırma odağımızın altında ikinci başlıkta ise ciro optimizasyonu bulunmaktadır. Bu başlıkta verebileceğim tavsiyeler ise ürün satışlarınıza çok iyi hâkim olmanız olacaktır. Ciro optimizasyonunun en önemli olgusu satış potansiyelinizi iyi anlamaktır. Bu sayede eksik veya fazla olan ürünlerinizi görmeniz ve müdahale etmeniz mümkün olacaktır.
Bu doğrultuda en çok satan ürünlerin stoklarınızda olup olmadığını kontrol etmeniz, gerekiyorsa sipariş vermeniz gerekebilir. Çok temel ve doğal olarak olması gerektiğini düşünseniz de aslında birçok yerde bunun olmadığını veya eksik yapıldığına şahit olan biri olarak kontrol edilmesi gerektiğine inanıyorum.
Ciro optimizasyonu çerçevesinde elbette ticari kampanya ve tanıtımları da düşünmek lazım. Sağlık teması ekseninde, alışverişçilere bilgi aktarımı birincil amaç olarak düşünerek hazırlanabilecek çeşitli etkinlikler var.
Bu etkinlikleri en az 3 -4 ay önceden düşünüp, gerekirse tedarikçi ve markalar ile de paylaşarak hazırlayabilirsiniz.
Bu şekilde eczanenizde etkinlikler düzenleyerek, eczane misyonu doğrultusunda alışverişçilere doğru sağlık danışmanlığı aktararak uzmanlığınızı göstermiş olursunuz. Bu uzmanlık ise size ticari anlamda da karşılığı olacaktır.
YENİ ÜRÜN / HİZMET
Genelde ürün çeşidinize dikkat edilmesi gerektiğinin altını çizerim, ancak bazı durumlarda yeni ürünlerden korkmamak da lazım. Özellikle farklı ürün ve hizmet arayışı içinde olan bir alışverişçi profiline sahipseniz.
Yaşayan en büyük pazarlama gurularından biri olan Seth Godin’in sözünü hatırlatmak isterim:
“Ürünlerinize Yeni Müşteri Aramak Yerine, Müşterilerinize Yeni Ürün Sunun”
Bu profildeki alışverişçiler eczanenize gelip gelmediğini öğrenmek için de küçük küçük testler yapmanızda fayda var. Bu küçük testler ise özellikle impulse (dürtü ile satılan) veya tamamlayıcı destek ürünleri satmayı denemenizde çok büyük yarar olduğunu düşünüyorum. Bu ürünleri en iyi şekilde sunmak için podium veya küçük sepetler düşünülebilir.
Elbette bu çalışmaları yaparken markaların veya tedarikçilerin ticari pazarlama birimlerinden faydalanmanız, bu tür denemelerin başarısını arttıracaktır.
- Maliyetleri Etkin Yönetmek
Kriz dönemlerinde ve ticari anlamda zor zamanlarda hemen akla maliyetleri kısmak geliyor. Bu elbette doğal ve doğrudur ancak bunu yaparken yakın bir süre içinde ticari olarak işlerin toparlanıp açılabileceğini de unutmamak gerekir.
Aldığımız kararlar sizi uzun vadede olumsuz etkileyecek şekilde de olmamasına dikkat etmeliyiz.
Maliyetleri yönetebileceğimiz 3 ana unsur bulunmaktadır.
- Personel Giderleri
- Genel Giderler
- İşyerine Bağlı Giderler
PERSONEL GİDERLERİ
Personel giderlerini kısmadan evvel, bazı analiz ve kıyaslamaları yapmanızda fayda var. Bu analizler geçen yıl aynı dönem ile karşılaştırdığınızda ödediğiniz personel masraflarını (sadece maaşları değil, tüm personel maliyetleri düşünün) cironuza olan payını (oran olarak) kıyaslayabilirsiniz.
Bu kıyas ile gerçek verimlilik oranınızı hesaplayıp kararlarınızı verebilirsiniz.
Bu konuda dikkat etmelisiniz, personel azaltmak kısa vadede çözüm gibi görünse de orta ve uzun vadede size getireceği ek sorunları da düşünmelisiniz.
Örneğin personel azalttığınızda, o personelin yaptığı iş mutlaka size veya diğer personellerin omuzlarına binecektir.
Personel azaltmanın getireceği bir başka sıkıntı ise, iş bilgisinin bu ayrılan personeliniz ile gittiğini de iyice anlamanız gerekir. Tekrar bir personel bulmaya çalıştığınızda ise aynı bilgi ve tecrübeye sahip personeli bulmanız zor olabilir.
Yine personel giderlerini etkin yönetmek için kullanabileceğiniz bir önerim, aslında birçok eczanede uygulanan bir yöntem olan yüksek kâr marjı olan ürünlerin satışını hızlandırmak üzere personele prim uygulaması olacaktır.
Bu başlıkta bu konuyu değerlendirmeyi daha uygun buluyorum. Aslında Ciro Optimizasyonu başlığında da olabilirdi. Ancak giderleri etkin yönetebilmek demek aynı zamanda bu giderlerinizi daha doğru yerlerde harcayarak daha fazla geri dönüş elde etmek anlamını da taşıyor. Bu nedenle bu bölümde prim uygulamasını eklemeyi uygun gördüm.
GENEL GİDERLER
Genel giderlerde dikkat edilmesi gereken konuların başında bu giderlerin gerekliliğinin kontrol edilmesi ve ihtiyaçları teyit etmek olacaktır.
İlgili giderlerin gerçekten de bir ihtiyaç olduğuna kanaat getirdiğinizde ise, bu giderlerinizi personel giderleri gibi geçmiş yıla göre kıyaslamanız ve cironuzdaki payını ölçmeniz doğru bir analiz olacaktır.
Bu arada bazı eczanelerde (maalesef yeterince değil) eczanenin tanıtımı için bazı harcamalar yapıldığını görüyoruz. Eczanenin yaz – kış vitrin dekorasyonu olsun, ilaç dışı veya yardımcı ürünler hakkında dön kart afişler olsun veya ürün kategorilerinin bulunduğu rafların giydirilmesi gibi pek çok uygulama görmekteyiz.
Bu gider kalemlerini sadece masraf olarak görmeyip cironuzu yükseltmeye yönelik bir yatırım olarak da görmek lazım.
Maliyetleri etkin kullanmak her masrafı durdurmak anlamını taşımadığını burada da görmekteyiz. Doğru bir yatırım ve gider kalemi ile ciro ve kârlılık olarak geri dönüş almanız mümkün olacaktır.
İŞYERİ GİDERLERİ
İşyerine bağlı giderlerde ağırlıklı olarak kira giderleri ve bu kiraya istinaden oluşabilecek giderlerden bahsediyorum. Örnek olarak AVM eczanesi için AVM ortak giderler olabilir, eczanenin güvenliği için otomatik alarm sitemi olabilir, elektrik ve başka giderler bu başlık altında toplanabilir. Aynı zamanda eczane kirası da bu başlığın altındadır. Elbette her zaman ve koşulda kira pazarlığı yapılsın demiyorum, ancak zaman zaman farklı alternatifleri değerlendirmekte fayda var, bulduğunuz farklı seçenekleri de mevcut dükkânın sahibi ile müzakere etmek için bir kaldıraç olarak da kullanabilirsiniz.
Bazı giderlerin gerçekten bir ihtiyaç olup olmadıkları ve bu ihtiyaçları başka firmalarda aynı kalite düzeyini koruyarak daha ucuza alma imkânı kontrol edilmelidir. Örnek olarak bir güvenlik kontrol sisteminiz var, farklı alternatifler ve bunların özellikleri nedir?
Bazı giderler ise birleşerek (toplu olarak birkaç eczane veya dükkân) alım yapma yönünde bir çalışma yapabilirsiniz.
Bu çalışmayı ortak hizmet satın alımı olarak düşünebilirsiniz ve elbette diğer sarf malzemelerin satın alımı için de uygulayabilirsiniz. Bu şekilde tek başınıza bir hizmet veya sarf tüketim malzemesi almak yerine bir grup olarak alım yaparak ve ölçek ekonomisini kullanarak daha uygun bir alım yapmanız mümkün olacaktır.
- Stok Dengesi Kurmak
Stok dengesi kurmak için satış yönetimini de eklememiz mümkündür, ancak bu konuyu Ciro Optimizasyonu başlığında işlemiştik zaten. Stok Dengesini Kurmak için yapılabilecekleri 2 başlıkta toplayabiliriz:
- Dengeli Satın Alım
- Ortak Satın Alım
DENGELİ SATIN ALIM
Her fırsatta bu konuya özellikle değiniyorum, bir eczane sahibi olarak mesleki bilgi olarak ne kadar bilgiliyseniz ticari işletmecilik konusunda da bilgili olmalısınız.
İşletmecilik demek sadece daha kârlı ürün almak veya personel yönetimi değildir, aynı zamanda doğru ürünleri doğru miktarda bulundurmak ve sunmaktır.
Doğru miktarın anlamı ise neredeyse tüm eğitimlerimde hatırlattığım bir sözü buradan sizlerle paylaşmak isterim:
“Satmak üzere alınan ürünleri tercih ederken, ticari koşullara değil,
ne kadar satılabilir olduğuna bakmalıyız”
Bu söze göre ürün tercihlerinizi yaparken dikkat etmeniz gereken konunun bir ürünün ne kadar satılabilir olduğuna odaklanmaktır.
Gerek ürün portföyünü tercih ederken gerekse siparişlerinizi oluştururken ürünleri satabilecek kadar tercih etmelisiniz.
Bu dengeyi yapmak üzere elbette birçok yapılması gereken var, burada sizlere en önemli hususları sıralamaya çalışacağım:
İlki, mevcut alışverişçi profilini iyi tanımak ve hangi ürünler tercih edildiğine iyi bakmak gerekir. Bunun için en önemli yardımcınız eczane otomasyon sisteminiz olacaktır. ,
Kaç reçete geliyor? Bu reçetelerde ağırlıklı olarak hangi ürünler talep ediliyor (herhangi baskın bir rahatsızlık var mı?); bu tercih edilen ürünleri destekleyici ve tamamlayıcı başka ürünler ne olabilir?
Bunlar kendinize sormanız gereken sorular.
Bu sorulara verdiğiniz cevaplara göre, tercih edilecek olan ürünler ortaya çıkmaya başlayacaktır.
MF oranlarından önce ürünlerin satılabilirliği burada çok önemli olduğunu ve ürün portföyü oluşturmak için gerekli donanımınız olduğundan emin olmalısınız.
İkinci önerim ise her ürünün siparişi verilirken SDG (Stok Devir Günü) hesabını iyi yaparak siparişlerinizi vermelisiniz.
Burada yine en büyük yardımcınız eczane otomasyon sisteminiz olacaktır. Geçmiş verilere bakarak geleceği öngörmelisiniz. Elbette %100 ihtiyaç olan miktarları tahmin etmeniz mümkün değil ve amacımız bu değil, burada amacımız fazla ürünlerden (çeşit ve miktar) uzak durabilmek.
Üçüncü önerim ise, stoklarınızda bulunan ürünlerle ilgili doğru bir bilgiye ihtiyacınız var. Bu bilgi ile birlikte ne kadar sipariş geçmeniz gerektiğini çok daha iyi öngörmeniz mümkün olacaktır.
Birçok eczacı ile konuştuğumuzda sistemdeki ürün miktarlarının doğru olmadığını söylemekteler. Yanlış stok bilgisinin olması sistemin yanlış çalıştığından değil, eczanenin yanlış süreçlerle yönetildiğinin bir işaretidir.
Bunun için ürün giriş ve çıkışları sistem üzerinden yapıldığından emin olmalısınız.
Diğer bir konu ise, süreçler de doğru işlemesi durumda bile her zaman insan hatası olabilir. Bu durumun da önüne geçebilmek için belli süre aralıklarında sayımlar yapmak ve yaptırmaktan geçer.
Aslında bu 2 kilit noktayı çözmeniz ile sistemsel hataların önüne geçmeniz mümkün olacaktır.
ORTAK SATIN ALIM
Bu başlık da sarf malzeme ve kira giderleri başlığında verdiğim öneri ile birleşiyor. Belli miktarlarda alacağınız ürünler için birkaç eczane birleşerek ortak alım yapmanız mümkün. Birçok eczane bu çalışmayı yaptıklarını biliyorum.
Ana göre daha da geliştirilmesi gereken bir uygulamadır.
Daha sistematik şekilde yapılabilir
Burada da yine eczane otomasyon sisteminiz size yardımcı olacaktır. Bu ortak alım özelliği birçok sistemde mevcut, siz de bu konuda programınızı aldığınız firma ile görüşmenizde fayda var.
Back To The … Basics: Temellere dönüş için genel bir çerçeve çizmeye çalıştım. Elbette bu köşede her maddeyi teker teker ele almak ve detaylandırmak mümkün olmayabilir. Onun için mümkün olduğu kadar en önemli konuları yazmaya gayret ettim.
Burada başlıktan da anlaşıldığı gibi, her konuyu ele alış biçiminizin temel iş yapma biçiminizi gözden geçirmek ve olması gerektiği gibi süreçlerinizin işlediğinden emin olabilmektir.
Umarım bu yazıda eczanenizin işletilmesi için faydalı unsurlar bulmuşsunuzdur.
Gelecek yazılarla ilgili her türlü öneriniz için bizlere ulaşabilirsiniz.
Hoşça kalın
Özcan Balioğlu
Perakende Uzmanı
Eğitmen